Utilisez-vous le courrier électronique dans vos affaires ? La loi anti spam définit les règles pour le courrier électronique commercial, établit des exigences pour les messages commerciaux, donne aux destinataires le droit de vous faire arrêter l’envoi de e-mail et prévoit des peines sévères pour les violations.
En dépit de son nom, la loi anti spam ne prend pas uniquement en compte le courrier électronique. Il couvre tous les messages commerciaux, que la loi définit comme « n'importe quel message de courrier électronique dont le but primaire est la publicité commerciale ou la promotion d'un produit commercial ou d'un service » en incluant le courrier électronique qui promeut le contenu sur les sites Internet commerciaux.
La loi ne fait aucune exception pour le courrier électronique interentreprises. Cela signifie que tout courrier électronique – par exemple, un message à d'anciens clients annonçant une nouvelle gamme de produits – doit se conformer à la loi.
Chaque courrier électronique qui serait en violation de la loi pourrait se voir punir d’amendes allant jusqu'à 16.000 €, donc la non-conformité à la loi peut être coûteuse.
Voici donc quelques règles de base à respecter pour être en conformité avec la loi et parvenir à remplir vos objectifs en matière de emailing :
1. N'utilisez pas d'en-tête faux ou trompeurs. Vos « De » ou « À » ou « Répondre » - soient les renseignements de routage, en incluant le nom de domaine de provenance et l'adresse du courrier électronique – doivent être exacts et identifier la personne ou la société qui a lancé le message.
2. Ne rédigez pas d’objets mensongers. La ligne asservie doit refléter exactement le contenu du message.
3. Identifiez le message comme une annonce. La loi vous donne beaucoup de latitude dans la manière de le faire, mais vous devez révéler clairement et bien en évidence que votre message est une publicité.
4. Dites aux destinataires où vous êtes localisés. Votre message doit inclure votre adresse postale physique valide. Cela peut être votre adresse de rue actuelle, une boîte postale que vous avez enregistrée ou une boîte aux lettres privée que vous avez enregistrée avec une agence de réception de courrier commerciale établie conformément aux règlements des Service Postaux.
5. Indiquez clairement aux destinataires comment accepter ou non la réception de vos futurs courriers électroniques. Votre message doit inclure une explication claire de la manière dont le destinataire peut accepter ou non de recevoir votre courrier électronique dans l'avenir. Rédigez le message de manière que cela soit facile pour une personne ordinaire de lire et comprendre. Donnez une adresse de courrier électronique de retour ou indiquez une solution Internet facile pour permettre aux gens de vous communiquer leur choix. Vous pouvez créer un menu pour permettre à un destinataire d'accepter certains types de messages, mais vous devez inclure l'option d'arrêter tous vos messages commerciaux.
6. respectez les demandes refusées rapidement. N'importe quel mécanisme que vous offrez doit être capable de traiter des demandes le plus rapidement possible après que vous ayez envoyé votre message. Vous devez honorer la demande d'un destinataire dans les 10 jours maximum ouvrables. Vous ne pouvez pas exiger du destinataire qu’il vous donne n'importe quels renseignements personnellement en s'identifiant au-delà de l'adresse d'un courrier électronique. Dès que les gens vous ont dit qu'ils ne veulent plus recevoir de messages de vous, vous ne pouvez pas vendre ou transférer les adresses de leur courrier électronique, même dans la forme d'une liste de distribution. La seule exception est que vous pouvez transférer les adresses à une compagnie que vous avez engagée pour vous aider à vous conformer au fait de respecter les refus.
7. Gérez scrupuleusement ce que d'autres font en votre nom. La loi explique que même si vous engagez une autre compagnie pour faire le marketing de votre courrier électronique, vous ne pouvez pas contracter sans engager votre responsabilité juridique et vous devez strictement vous conformer à la loi. La compagnie dont le produit est promu dans le message sera tenue juridiquement responsable.
